AE必看!如何写好一份会议纪要

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2月前

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【摘要】:没有会议纪要就相当于没有开会

以前做account,每次开会最不想做的就是会议纪要,常常不知道该记些什么,感觉麻烦又没必要。如果遇上一个又臭又长的会议,更是无从记起。

后来做了文案,很多account也不愿意写会议纪要,即使写了要么隔天才发出来,要么也是记得惨不忍睹。

但一份明析、准确的会议纪要是必要的,也是重要的。

为什么?

首先要清楚知道会议的目的是:为了解决问题并推进项目向前进行。因此,会议上发生了什么,预设的问题哪些解决了、哪些还存在争议、又新添了什么工作,以及下一步怎么做,这是需要会议纪要传达和记录的。

没有会议纪要就相当于没有开会。

很多account经常会说,所有人都参与会议了,发生了什么该做什么大家都知道啊。但我觉得有两点account要明白:

1.不是所有人都能过目不忘清楚地记得会上讨论的每一件事

即使记住了,过1天也会忘,会议纪要就是一个备忘录,把所有问题align在一份文档里,保证大家都在一条线上工作;

2.一份正式的会议纪要也是为了防止甲方随意反水

经常遇到客户会上刚确认了一件事情,第二天就反悔不认账,会后及时发出会议纪就是为了防止这种情况发生,及时发给客户会议纪要并请客户确认,这样下次在他要改brief的时候才不会死无对证。

很多人不愿意记会议纪要,很多时候是不知道该记些什么,或者会议太长有时就记乱了。那如何在会议结束后半小时就能准确、完整的完成一份会议纪要呢?

我觉得还是要再讲一遍会议的目的,是为了解决问题并推进项目向前进行。

会议纪要需要的就是记清楚问题解决的结果,而结果无非就四点:同意、否决、修改、新增。因此,我们在会议纪要中只要明确记好这四点就可以了。在会上:

哪些客户是同意——goahead,继续做!

哪些地方不对被毙掉的——删掉,以后不要考虑。

哪些点客户觉得可以但还要修改——记好具体方向和原因。

哪些需要补充——具体是什么以及原因。

记清楚这些基本上一份合格的会议纪要就算完成了。

为了避免不知道具体要记哪些点,一定要在会议前清楚知道这次会议核心需要解决的问题是什么,以及我们需要客户确认哪些东西,这样才能在开会时有目的地删选和过滤信息,避免会议太长,错过重点信息。

为了防止记乱套,我觉得会议纪要的结构就是当时会议使用的方案的结构,方案先讲的策略,就记策略的反馈,方案先写的设计,就记清楚设计的反馈,对应每一部分内容,也避免遗漏。

一定要边开会边记会议纪要,这也是为什么正常来说,会后半小时就要发出会议纪要的关键。很多account是会上什么都不记,会后就记得两个点:这也没记住,那也没记住。

根据人正常的记忆曲线,20分钟后信息就会损失掉40%。会后再回忆费时又费力,还不一定能记全。千万别指望策划、创意他们在记会议纪要,他们开会时注意力根本不会集中在客户说什么。

(因此,我觉得每次开会安排一个人主要记会议纪要是必要的,这个人不用主要参与讨论,记清楚每个人讲什么就可以了。还有,来开会但在会议上做其他事的account我求你们就别来了,来了也不参加讨论,不参加讨论也不认真听,要你何用,难道这个会缺少人肉背景板吗?)

如果会议中一时没有记清楚某些点,别着急,可以先标注存疑,例如写上“这里没听出清”,会后一定及时先找内部人对清楚,内部人没记就要再跟客户确认清楚,总之不能模棱两可,也不能因为没记清就不记。

会议纪要切记使用含糊不清的词/语/句,否则就是一份无效的会议纪要,没有任何指导意义。

在记清楚会议纪要解决问题的结果后,就要align清楚下一步工作。没有会议纪要的会议相当于没有开会,没有NEXT STEP的会议纪要就相当于没有记会议纪要。

开一个会是为了更好的开下一个会。因此在本次会议纪要中一定要明确知道什么时候(下一个工作的时间节点)哪些人(具体工作谁来负责)需要完成哪些工作(具体标准和效果)。

如果按正常工作流程来执行,当会议结束时,会议纪要基本就写好了。那么会后这半小时主要干什么呢?查缺补漏+调格式+发邮件。

记好会议纪要,一定要先发给参与会议的内部同事一起看下,有没有补充和修改,尽量做到和会上讨论的结果一致并准确,另外就是调调格式,安排好具体的工作时间,然后发给客户。

别以为发给客户就完事了,一定要请客户看并确认,不然这个会议纪要就没必要了。

最后,祝您早日发财。

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